Veelgestelde vragen

KapperAssistent is een AI-receptioniste voor kapsalons. Ze werkt naast je eigen agenda-software en neemt het herhalende werk over:

• Berichten op WhatsApp beantwoorden en direct afspraken boeken, 24/7
• Ook de telefoon opnemen, dag en nacht
• Herinneringen sturen om no-shows te verminderen
• Klanten die lang wegblijven vanzelf een berichtje sturen

Jij blijft de baas: bij lastige vragen zet de AI het gesprek door naar jou of een collega.

Bekijk de prijzen of doe de gratis AI-scan om te zien wat het voor jouw salon kan opleveren.

Starten gaat in drie stappen:

1. Kies een plan en start de gratis proefperiode van 14 dagen — geen creditcard nodig.
2. Wij doen de techniek: we koppelen je agenda, importeren je prijslijst en diensten en activeren het WhatsApp Business-account op jouw naam (eenmalige setup vanaf €250).
3. Test en ga live: je probeert de assistent uit en zet hem aan als je tevreden bent.

Na het inloggen leidt de setup in je dashboard je door de laatste stappen.

Jij hoeft niets technisch te doen. Wij koppelen de agenda, importeren je diensten en prijzen en activeren WhatsApp. De doorlooptijd hangt vooral af van:

• of je agenda-software al klaarstaat voor een koppeling (Salonized, Phorest of Treatwell)
• de goedkeuring van je WhatsApp Business-account
• hoe compleet je prijslijst en diensten zijn

We geven je bij de start een realistische planning. Loop je vast? Maak een ticket en we kijken mee.

Er is een plan voor elke salongrootte:

• Essential — solo-stylisten en kleine salons
• Pro — midden-grote salons (3–10 stoelen)
• Elite — grote salons en ketens met meerdere vestigingen

Onzeker welk plan past? Doe de gratis AI-scan of lees welke plannen er zijn.

Transparantie is ingebouwd. De assistent zegt aan het begin van een gesprek dat het een virtuele AI-assistent is. Vraagt een beller tijdens een telefoongesprek of hij met een mens praat, dan bevestigt ze dat eerlijk — zo vaak als nodig.

Toch voelt het als een collega en niet als een bot: de assistent onthoudt het gesprek, praat vlot Nederlands en weet je diensten, prijzen en behandelaars.

Essential Assistent — €149/maand (Voor solo-stylisten & kleine salons)

• AI beantwoordt WhatsApp én telefoon 24/7 — dag en nacht, nooit meer een gemiste oproep
• Synct automatisch met Salonized of Phorest — geen dubbele invoer
• Onthoudt het gesprek, voelt als een medewerker en niet als een bot
• Automatische afspraakherinneringen — minder no-shows
• Digitaal klantdossier: behandelkaarten en voor/na-foto's per klant
• Vraagt automatisch om een review na een geslaagde afspraak
• Stuurt klanten die lang wegblijven vanzelf een berichtje om terug te komen

Pro Assistent — €299/maand (Voor midden-grote salons (3–10 stoelen))

• Alles uit Essential
• Herkent foto's die klanten sturen (bijv. kapselinspiratie) en denkt mee
• Vraagt om een aanbetaling bij dure behandelingen — minder no-show-schade
• Vult wachttijd tijdens kleurbehandelingen slim op met een extra klant
• Kassa met automatische btw-splitsing en dagafsluiting
• Kan een gesprek altijd doorzetten naar een collega — jij ziet het meteen
• WhatsApp-berichtkosten zitten al in de prijs, geen aparte factuur

Elite Salon Cockpit — €649/maand (Voor grote salons en ketens)

• Alles uit Pro
• Spaarprogramma: klanten bouwen automatisch punten op bij elke afspraak
• Schrijft automatisch SEO-blogs die nieuwe klanten via Google trekken
• Beheer al je vestigingen en agenda's vanuit één cockpit
• Maandelijks rapport: precies wat de AI je heeft opgeleverd

Alle bedragen zijn vaste maandprijzen. Zie ook de prijzenpagina.

Geen minuutprijzen en geen verborgen kosten: één vast bedrag per maand, ongeacht het aantal gesprekken — ook niet in een drukke maand. Veel concurrenten rekenen wél per belminuut boven een limiet; bij ons krijg je nooit een verrassingsfactuur.

Let op: in Pro en Elite zijn de WhatsApp API-kosten inbegrepen tot een redelijk gebruik (circa 500 gesprekken per maand). Boven dat aantal bespreken we samen een passende oplossing.

KapperAssistent is een aanvulling op je agendasoftware, geen vervanging. Je houdt je agenda (Salonized, Phorest of Treatwell) en wij koppelen daaraan.

Reken voor een kleine salon op zo'n €170–€260 per maand totaal (agendasoftware + Essential), oplopend tot €580+ voor een grotere salon met Elite. Die investering verdien je terug via gemiste oproepen die voortaan wél worden aangenomen.

De setup is eenmalig (vanaf €250) en wordt volledig door ons team gedaan:

• je agenda koppelen (Salonized, Phorest of Treatwell)
• je prijslijst en diensten importeren
• het WhatsApp Business-account activeren, op jouw naam

Jij hoeft niets technisch te doen.

• 14 dagen gratis, geen creditcard nodig om te starten
• Herinnering drie dagen voor het einde van de proefperiode
• Daarna gaat je abonnement automatisch in op het gekozen plan
• Opzeggen kan altijd — er is geen minimale contractduur na de proefperiode

Wil je niet doorgaan? Zeg dan op vóór het einde van de proefperiode via je dashboard of per e-mail.

1. Ga in je dashboard naar Abonnement en zeg op — of stuur een e-mail naar hallo@kappersassistent.nl.
2. Het abonnement loopt door tot het einde van de lopende maand.
3. Er is geen minimale contractduur na de proefperiode.

Na opzegging blijven je accountgegevens tot 1 jaar bewaard en worden daarna op verzoek verwijderd; factuurgegevens bewaren we 7 jaar (wettelijke plicht). Zie hoe lang we gegevens bewaren.

Wisselen van plan kan op elk moment via Abonnement in je dashboard.

• Upgrade: het nieuwe plan gaat direct in.
• Downgrade: het nieuwe plan gaat in aan het einde van de lopende maand.

Sommige functies (zoals de telefoon-AI, kassa en aanbetalingen) horen bij Pro en hoger; in het dashboard zie je bij een geblokkeerde functie een upgrade-melding.

Ja. Jaarcontracten zijn op aanvraag beschikbaar met 15% korting. Mail ons op hallo@kappersassistent.nl of maak een ticket voor een offerte op maat.

In Pro en Elite zitten de WhatsApp API-kosten in de prijs, tot een redelijk gebruik van circa 500 gesprekken per maand. Boven dat aantal bespreken we een passende oplossing — je krijgt dus geen onverwachte factuur.

Je abonnement wordt betaald via Stripe. Wij slaan zelf geen betaalgegevens op. In je dashboard onder Abonnement zie je je plan en status en beheer je je betaalgegevens.

Klopt er iets niet op je factuur, of is een betaling mislukt? Maak een ticket met categorie Facturatie — dan kijken we direct mee.

Ondersteunde agenda-software:

• Salonized
• Phorest
• Treatwell

Gebruik je een ander systeem? Neem contact met ons op — we kijken of een maatwerkoplossing mogelijk is.

We ondersteunen nu Salonized, Phorest en Treatwell. Werk je met een ander systeem? Maak een ticket met je agenda-software erbij, dan onderzoeken we wat mogelijk is.

Bij de setup koppelt ons team je agenda voor je. Daarna vind je de koppeling onder Integraties in je dashboard, waar je de status ziet en gegevens kunt bijwerken.

Voor een agenda-koppeling is meestal een API-sleutel uit je agenda-software nodig. Deze wordt versleuteld opgeslagen.

Probeer het volgende:

1. Ga naar Integraties en controleer de status van je koppeling.
2. Controleer of de API-sleutel in je agenda-software nog geldig is en niet is ingetrokken of vernieuwd. Voer bij een nieuwe sleutel die opnieuw in.
3. Zie je nog steeds fouten of ontbreken er beschikbare tijden? Maak een ticket met categorie Koppeling en vermeld welke agenda je gebruikt en sinds wanneer het misgaat.

De assistent gebruikt een officieel WhatsApp Business-account, geen privénummer. Ons team activeert dit tijdens de setup op jouw naam.

Klanten sturen je een WhatsApp-bericht; de assistent antwoordt, boekt in je agenda en vraagt om bevestiging van de annuleringsvoorwaarden.

De WhatsApp-assistent kan, 24/7:

• Vragen beantwoorden over diensten, prijzen, voorbereiding en nazorg
• Afspraken boeken, verzetten en annuleren — direct in je agenda
• Bevestiging vragen: de klant tikt zelf op een knop om de afspraak en de annuleringsvoorwaarden te bevestigen
• Foto's herkennen (Pro), bijvoorbeeld kapselinspiratie
• Doorverwijzen naar jou wanneer het lastig wordt

In elk plan kan een AI-stem de telefoon opnemen (je schakelt dit in via Integraties in je dashboard):

• Antwoordt snel en natuurlijk — geen wachtrij of voicemail
• Herhaalt de gevraagde dienst en stylist
• Boekt rechtstreeks in je agenda
• Verbindt bij lastige vragen door naar jouw mobiel
• Meldt zich eerlijk als AI en bevestigt dat zo vaak als een beller ernaar vraagt

Zo mis je geen oproepen meer, ook niet buiten openingstijden of als je midden in een kleuring zit.

Als een klant een medewerker wil spreken, een klacht heeft, een medische vraag stelt of de AI er niet uitkomt, zet de assistent het gesprek door.

• In je dashboard verschijnt het gesprek onder Escalaties, met de reden erbij.
• Je kunt het direct overnemen zonder de klant alles opnieuw te laten vertellen.
• Markeer het als afgehandeld zodra je het hebt opgepakt.

Aan de telefoon kan de AI het gesprek doorverbinden naar jouw mobiel.

De assistent baseert zich uitsluitend op wat jij hebt ingesteld: je diensten, prijzen, behandelaars en eigen kennisbank. Weet ze het antwoord niet, dan doet ze niet alsof — ze verwijst door naar jou of een collega.

Tip: heb je veelgestelde vragen die specifiek zijn voor jouw salon? Voeg ze toe aan je eigen kennisbank, dan kan de assistent ze voortaan zelf beantwoorden.

Met Pro en hoger kan een klant een foto sturen, bijvoorbeeld kapselinspiratie, de huidige haarkleur of uitgroei. De AI gebruikt die om in te schatten welke behandeling en hoeveel tijd nodig is.

Bij een huid- of hoofdhuidkwestie stelt de AI nooit een diagnose; dan verwijst ze door naar jou of een collega.

Vragen over allergieën, huidaandoeningen of andere gezondheidsinformatie beoordeelt de AI niet. Ze zegt dat een medewerker dit persoonlijk oppakt — telefonisch of bij een intake in de salon.

Gevoelige gegevens worden bovendien apart en extra beveiligd opgeslagen (AVG Artikel 9). Lees meer bij privacy en veiligheid.

Tijdens de inwerktijd van een kleuring of balayage staat je stylist niet aan de stoel. Met Pro en Elite herkent de AI die inwerktijd en plant in dat gat een korte behandeling (bijvoorbeeld een herensnit of föhnbehandeling) in.

Het resultaat: meer bezetting zonder overspannen personeel. Voor de instelling geef je per behandeling de fases aanbrengen, inwerken en afwerken op.

• AI Act, Artikel 50: de assistent meldt zich altijd als AI.
• PII-gateway: namen, telefoonnummers, e-mailadressen en gezondheidstermen worden gemaskeerd voordat een bericht een AI-model bereikt.
• AVG Artikel 9: gezondheidsinformatie krijgt geen AI-oordeel en wordt apart en extra beveiligd opgeslagen.

Meer details staan in onze privacyverklaring.

Het klantdossier bewaart per klant:

• Behandelkaarten: techniek, kleurformule en notities
• Voor/na-foto's, met toestemming van de klant
• Gevoelige informatie (zoals allergieën) apart en extra beveiligd

Je vindt het onder Klanten in je dashboard. Het dossier is beschikbaar in alle plannen.

Een klant vraagt om verwijdering van alle gegevens? Dat regel je zelf:

1. Open de klant onder Klanten.
2. Kies verwijderen en bevestig.

Daarmee verdwijnen het dossier, de foto's en de gesprekken onherroepelijk. Afspraken en bonnen blijven geanonimiseerd bewaard, omdat de Belastingdienst dat voor je administratie vereist.

Beide functies zitten in alle plannen:

• Reviewverzoek: na een geslaagde afspraak vraagt de AI automatisch om een review.
• Terughalen: de AI leert per klant het normale ritme en stuurt een vriendelijk bericht zodra iemand opvallend langer wegblijft dan gebruikelijk.

Je beheert dit onder Retentie & marketing in je dashboard, waar je klantberichten ook kunt uitzetten.

In het Elite-plan bouwt elke klant automatisch spaarpunten op bij elke afspraak. Je hoeft geen kaarten of lijsten bij te houden; de punten worden vanzelf verwerkt.

In Elite schrijven en publiceren we doorlopend content voor jouw salon en regio op je eigen domein, geoptimaliseerd zodat Google je beter vindt. Je hoeft er zelf geen tijd in te steken.

Met Elite beheer je meerdere vestigingen en agenda's vanuit één cockpit — één AI-team voor al je locaties in plaats van losse abonnementen.

Elke no-show kost al snel €40–€80. KapperAssistent stuurt daarom automatisch:

• SMS-herinneringen 48 uur en 2 uur vooraf
• WhatsApp-bevestigingsverzoeken, aanpasbaar per stylistschema

Klanten bevestigen met één woord. Reageert iemand niet, dan weet je het op tijd om de plek op te vullen. Je stelt het beleid in onder No-show beleid.

Ga in je dashboard naar No-show beleid om je regels vast te leggen. Bij het boeken via WhatsApp vraagt de AI de klant actief om de annuleringsvoorwaarden te bevestigen door op een knop te tikken. Dat legt de bevestiging vast en helpt je bij een no-show.

Je kunt afspraken ook handmatig als no-show markeren.

Met Pro en Elite kan de AI bij duurdere of langdurige behandelingen om een aanbetaling vragen. De afspraak wordt vastgehouden zodra de klant de aanbetaling heeft voldaan (via een betaallink met Stripe). Zo beperk je de schade van een no-show.

De kassa (Pro en Elite) rekent af aan de stoel — contant, pin of kaart — met:

• Automatische btw-splitsing: 9% op behandelingen, 21% op producten
• Fooi zonder losse administratie
• Dagafsluiting met één druk op de knop
• Export voor je boekhouding

Je vindt de kassa onder Kassa in je dashboard.

Met Pro en Elite analyseert de Inventory Agent je verkoop van de afgelopen 30 dagen en waarschuwt zodra een product onder de drempel zakt, met een herbestelsuggestie. Producten kun je verkopen via een webwinkel met Stripe-checkout, te beheren onder Webwinkel.

• Gesprekslogs en chatberichten: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd
• Accountgegevens salonhouder: tot 1 jaar na opzegging, daarna op verzoek verwijderd
• Factuur- en betalingsdata: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Scan-resultaten: als lead in ons CRM, verwijderbaar op verzoek

Volledige details staan in de privacyverklaring.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG Artikel 9). Daarom:

• worden ze apart en extra beveiligd opgeslagen;
• worden ze via een PII-gateway gemaskeerd voordat een bericht een AI-model bereikt;
• geeft de AI nooit een medisch oordeel en verbindt ze bij twijfel altijd door naar jou of een collega.

We werken uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde leveranciers die je gegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken en contractueel verplicht zijn ze te beveiligen. Voorbeelden zijn Stripe (betalingen) en Neon (databasehosting op EU-servers). De volledige lijst staat in de privacyverklaring.

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens. Mail naar privacy@kappersassistent.nl of maak een ticket met categorie Privacy. We reageren binnen 5 werkdagen.

Ben je klant van een salon en wil je jouw gegevens laten verwijderen? Neem dan contact op met die salon; zij kunnen dit in hun dashboard met één actie regelen.

1. Ga naar de inlogpagina en kies Wachtwoord vergeten.
2. Vul je e-mailadres in.
3. Open de e-mail en volg de link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Geen e-mail ontvangen? Controleer je spam-map. Lukt het nog steeds niet, neem dan contact op.

Probeer dit:

1. Controleer of je het juiste e-mailadres gebruikt (het adres waarmee je bent aangemeld).
2. Reset je wachtwoord via Wachtwoord vergeten.
3. Werkt het nog niet? Maak een ticket en vermeld je e-mailadres (nooit je wachtwoord).

Er zijn drie manieren om hulp te krijgen:

1. Zoek in het hulpcentrum — het antwoord staat er vaak al.
2. Vraag het de AI-assistent rechtsonder op elke pagina. Komt ze er niet uit, dan maakt ze met één klik een ticket voor je aan.
3. Maak een ticket via contact (of Support in je dashboard). Je krijgt een ticketnummer en kunt de status en reacties volgen.

Onze streefreactietijd is 1 werkdag; salons met Pro en Elite krijgen sneller antwoord. Zie hoe snel reageren jullie.

Onze streefreactietijden voor een eerste reactie:

• Elite: binnen 1 uur
• Pro: binnen 4 uur
• Essential en vragen vóór aankoop: binnen 1 werkdag

Storingen die je dienstverlening raken (bijvoorbeeld een agenda die niet meer synchroniseert) krijgen voorrang. In je ticket zie je de streefdatum.

Na het aanmaken ontvang je een bevestiging met je ticketnummer (bijvoorbeeld KA-10482) en een link naar je ticket.

Statussen:

• Open — we hebben je vraag ontvangen
• In behandeling — een medewerker werkt eraan
• Wacht op jou — we hebben meer informatie van je nodig
• Opgelost — we denken dat het is afgehandeld; reageer je niet, dan sluiten we het ticket automatisch
• Gesloten — afgerond

Reageren doe je in het ticket of door te antwoorden op de e-mail. Salons vinden alle tickets onder Support in het dashboard.

Hoe completer je ticket, hoe sneller het opgelost is:

1. Wat wilde je bereiken?
2. Wat gebeurde er in plaats daarvan? (foutmelding letterlijk overnemen)
3. Sinds wanneer en hoe vaak gebeurt het?
4. Een screenshot als het over het dashboard gaat.

Deel nooit je wachtwoord of API-sleutels in een ticket.